Guía de autónomos del comercio

Todo lo que necesitas saber para abrir y mantener su negocio en las mejores condiciones

Introducción

LA GUÍA DE AYUDA
Y CONSULTA PENSADA PARA USTED
Y SU NEGOCIO

Esta guía que ahora va a consultar, no pretende ser un compendio ni siquiera un manual que le informe sobre todos y cada uno de los requisitos y trámites que, como empresario autónomo del sector comercial, está obligado a cumplir.

No lo pretende, entre otras cosas, porque sería casi imposible recoger esa información de manera completa y para todo el tiempo. La legislación aplicable, tanto a nivel nacional, como autonómico y local, es susceptible de cambio y actualización, especialmente en materia de seguridad social o en el orden fiscal, y las ordenanzas municipales que pueden condicionar la decoración externa de un local comercial no son exactamente iguales en los 78 Concejos Asturianos.

A pesar de esta dificultad por abarcarlo “todo”, Internet esté lleno de informes, manuales y todo tipo de documentos que con mayor o menor acierto, pretenden desarrollar el papel de un asesor jurídico.

Si usted está planteándose iniciar actividad, es normal que los busque y los consulte, sin duda aprenderá muchas cosas, pero debe saber que con eso no será suficiente.

Lo recomendable es que se ponga en contacto con CEAT – Asturias o con las Asociaciones de Autónomos o de Comerciantes de su zona u otras entidades de apoyo al emprendedor que le ayudarán y guiarán en su decisión de convertir su proyecto comercial en una realidad.

Si ya hace tiempo que es usted comerciante, es posible que las recientes reformas legales que han dado la vuelta a conceptos tan tradicionales como por ejemplo el de rebajas, le hayan generado más de una confusión con lo que se puede y/o no se puede hacer en materia de promociones comerciales.

Desde CEAT hemos constatado que es bastante habitual que los empresarios autónomos recurran a servicios externos o se apoyen en algún tipo de software de gestión, a la hora de gestionar sus obligaciones ante la Seguridad Social y ante Hacienda, pero no suele ser tan normal que consulten sobre cómo diseñar y comunicar a sus clientes una campaña que les permita librarse de stock y mucho menos se consulta sobre temas más simples como horario de apertura y cierre.

Hemos analizado los temas que mayor confusión o dificultad de aplicación causan entre los autónomos del sector comercial que además, suelen ser los que generan un mayor número de expedientes sancionadores por parte de la autoridad comercial, y los hemos recogido en este documento a modo de recordatorio y fácil consulta.

Antes de abrir

mitienda

Para empezar, si el establecimiento comercial nuevo es menor de 750 metros (Ojo, esta superficie puede variar: Ley 12/2012 modificada por Ley 20/2013) ya no es necesario pedir licencia de apertura al ayuntamiento correspondiente, sino que el inicio y desarrollo de la actividad comercial se someterá al régimen de comunicación.

En la práctica, esta norma implica que el empresario autónomo presenta en el Ayuntamiento una declaración responsable de inicio de actividad comercial en la que declara que ya ha cumplido con todos los trámites necesarios (medidas higiénico-sanitarias, licencias de obras, instalaciones eléctricas y climatización….) para abrir un comercio y automáticamente se le considera habilitado para abrir. El ahorro en tiempo es considerable, ya no hay que esperar a que se autorice la apertura, en todo caso, siempre cabe la posibilidad de control a posteriori por parte del Ayuntamiento.

Si lo que va a hacer es un sencillo cambio de titularidad, tampoco es necesario solicitar licencia, rige el mismo sistema de declaración responsable.

El autónomo comerciante se hace responsable de haber cumplido con todos los trámites. Para evitar problemas y saber exactamente todos los puntos que hay que cumplir, lo mejor es consultar en el propio Ayuntamiento. Pinchando aquí se accede a la página web de la Federación Asturiana de Concejos, desde la que puede a su vez enlazar con cada uno de los concejos asturianos. Como siempre decimos, también puede dirigirse a CEAT-Asturias o a las asociaciones de comerciantes de su zona.

Además, de las obligaciones propias de su actividad como comerciante, están las generales ligadas a su condición de empresario autónomo, y que debe tramitar antes de empezar actividad o inmediatamente después.

Dado que algunas es posible realizarlas en sede electrónica, le recomendamos que se haga con un algún sistema de identificación electrónico (certificado digital, DNI electrónico, un PIN24H…) Pinchando aquí puede consultar el repertorio de entidades que emiten certificado digitales válidos para la Agencia Tributaria.

Trámites ante la administración tributaria

  • Alta en el Impuesto de Actividades Económicas
    Pinche aquí
  • Declaración Censal (IVA)
    Pinche aquí

Trámites ante la administración laboral

  • Afiliación y alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (se presenta en los 30 días siguientes al inicio de actividad)
    Acceda desde aquí
  • Comunicación de apertura del centro de trabajo y solicitud de libros de Visita (esto solo procede si va a haber trabajadores además del autónomo titular de la actividad).
    Centro de trabajo: se comunica en Dirección General de Trabajo de la Consejería de Industria y Empleo del Principado de Asturias, sede en Plaza España, 1 de Oviedo
    El Libro de Visitas se comprará en librerías especializadas y se llevará a la Inspección de Trabajo para ser diligenciado antes del inicio de la actividad.

Otros trámites

  • Otras cuestiones que el autónomo comerciante puede estar obligado a adoptar se refieren a la prevención de riesgos laborales, la protección de datos de carácter personal, o a aspectos medioambientales a nivel local….

Como ya se comentó más arriba, lo más recomendable es consultar con algunas de las entidades que figuran en el apartado Más Información donde le ayudarán y guiarán en su proyecto.

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Registros

Toda persona que ejerza una actividad comercial, mayorista o minorista, debe comunicarlo al Registro de Empresas y Actividades Comerciales del Principado de Asturias, REAC, en el plazo de tres meses desde el inicio de actividad.
Se puede hacer por internet a través de la web del REAC, y hay que comunicar tanto el inicio de actividad como si se produce una modificación de datos.

Si el establecimiento comercial funciona en régimen de franquicia debe comunicarse el inicio de actividad al Registro de Franquiciadores así como actualizar los datos comunicados de manera anual. Al registro central se accede pichando aquí

Si además de la venta en el establecimiento físico, el comerciante realiza ventas a distancia, a través de catálogo, impreso, carta normalizada, publicidad en prensa con cupón de pedido, teléfono, etc deberá comunicarlo (en 3 meses) al Registro de ventas a distancia, salvo que el monto de la venta a distancia tenga poco valor respecto del total de ventas. Si la empresa realiza sus ventas exclusivamente on-line, la inscripción es voluntaria.

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Minorista y mayorista

No hay problema en desarrollar de manera simultánea en un mismo establecimiento una actividad comercial minorista y mayorista. Debe separar, diferenciar y señalizar cada una de estas dos zonas de venta.

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Horarios

Es obligatorio exponer o exhibir en cualquier lugar del establecimiento, pero visible desde el exterior, el horario de apertura y cierre del establecimiento.
El horario máximo en que el establecimiento podrá permanecer abierto es de 90 horas semanales, y si el establecimiento tiene menos de 300 m2 de exposición y venta al público, puede abrir cualquier día de la semana, inclusive los domingos. También pueden abrir en cualquier festivo las tiendas de conveniencia, las que vendan productos de pastelería y repostería, pan, platos preparados, prensa, combustibles y carburantes, floristerías y plantas, así como los instalados en estaciones y medios de transporte terrestre, marítimo y aéreo.

Si tiene más de 300, solo podrá abrir los domingos y festivos autorizados. En el año 2019 son 10 domingos. Las fechas se pueden consultar aquí. Se han declarado zona de gran afluencia turística parte de los municipios de Gijón y Oviedo, lo que significa una posibilidad de apertura de mas festivos en estos municipios y en las zonas previstas. Consulta aquí los festivos y la zona de Gijón y aquí lo relativo a Oviedo. La realización de actividades comerciales en domingo o día festivo no autorizado tiene la consideración de falta grave.

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Garantía de los productos y devolución

Los comerciantes responderán de la calidad de los productos vendidos durante un plazo mínimo de garantía de 2 años.
Durante ese tiempo lo compradores tienen derecho a devolver el producto si este es defectuoso. Durante los primeros 6 meses se presupone que el defecto es de origen, con lo cual el comerciante que claramente aprecia la naturaleza de este defecto, debe recoger el producto y repararlo, sustituirlo o devolver el precio pagado. A partir del sexto mes, permanece la obligación de recoger y reparar o sustituir el bien o devolver el precio, si bien y para el caso de que haya duda, es el cliente el que ahora debe probar que el defecto era de origen y ya existía en el momento de la entrega del producto.

Solo puede considerarse que hay defecto cuando el producto no se ajusta a lo que describió el vendedor, o no sirve para lo que, especial u ordinariamente, debería servir, o bien habituales de un producto del mismo tipo. Fuera de estos casos el comerciante no está obligado a devolver el dinero o cambiar el producto, salvo que quiera hacerlo y así lo haya anunciado y publicitado.

Si decide aceptar la devolución sin causa, puede devolver el dinero o entregar un vale, en cualquier caso debe anunciar las condiciones en que se acepta una devolución. La publicidad que el comerciante haga sobre este y otros temas, debe ser cierta y veraz.

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Hojas de reclamaciones

El Comerciante está obligado a disponer de hojas de reclamaciones a disposición de los consumidores de su establecimiento y debe exponer un cartel con la leyenda “Existen hojas de reclamaciones a disposición de los consumidores y usuarios”.

Debe pagarse una tasa por cada hoja que tiene el comerciante. En este enlace se puede ver el precio de cada hoja así como las instrucciones generales para adquirirlas.

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Precio

Los productos expuestos para su comercialización estarán marcados con su precio de forma clara, y el precio de los productos expuestos en los escaparates tiene que ser visible desde el exterior del comercio.Solo en casos excepcionales, y por motivos de seguridad, puede hacerse una excepción.

El comerciante debe dejar constancia (cartel, pegatinas de tarjetas en la puerta del comercio,…), de los medios de pago admitidos, sin crear dudas.

Se entiende que el precio de venta anunciado, incluye todos los impuestos aplicables, y si por algún descuido un producto figura con dos precios, deberá venderse al más barato de los anunciados.

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Facturas y tiques

Es obligatorio entregar al comprador una factura de la compra, si bien, en el caso de venta al por menor por importe inferior a 3.000€, se puede sustituir por una factura simplificada: el tradicional tique expedido por máquinas registradoras. Deben contener los siguientes datos:

  • a) Número correlativo y serie, en su caso
  • b) Fecha de emisión, y la de la operación si es diferente a la primera.
  • c) NIF, nombre y apellidos y razón o denominación social completa del expedidor.
  • d) Tipo impositivo aplicado o la expresión “ IVA incluido “
  • e) Contraprestación total.

Si se trata de una factura rectificativa, la referencia expresa de la factura que se rectifica y el contenido de la modificación. Si además, el comprador es un empresario o profesional, o también un particular que así lo demanda, la factura simplificada debe recoger también el NIF y domicilio del comprador y la cuota de IVA recogida separadamente.

La Ley de IVA admite la posibilidad de emitir facturas electrónicas que tiene la misma validez y efectos que las facturas emitidas en soporte papel, siempre que la información contenida en la factura emitida y recibida sea idéntica.

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Rebajas, saldos, liquidaciones y otras promociones

Lo primero que hay que tener presente, es que cada comerciante puede decidir libremente cuándo pone rebajas en su comercio y durante cuánto tiempo. Ya no existen, como obligatorias o exclusivas, las tradicionales rebajas de verano e invierno limitadas a unas fechas concretas.

En todo caso, y salvo la decisión de fechas y duración, sí existen unos criterios que deben cumplirse:

  • a) Para que puedan denominarse rebajas, el precio menor debe afectar a más del 50% de los productos a la venta.
  • b) Deben anunciarse, y ser visibles desde el exterior, las fechas de inicio y fin de rebajas.
  • c) El precio rebajado debe ser visible. Se puede poner precio anterior y precio rebajado o bien agrupar productos que tengan el mismo porcentaje de descuento y anunciar ese porcentaje de rebaja aplicado.
  • d) No se pueden ofrecer en rebajas productos defectuosos u obsoletos.
  • e) Si se venden a la vez productos rebajados y productos de temporada, deberán separarse bien de modo que no lleve a confusión entre los clientes
  • f) Los productos rebajados, deben haber sido objeto de venta a precio normal, en algún momento, lo que impide comprar productos especialmente fabricados para las rebajas.

Cuando los productos están deteriorados u obsoletos (los que llevan más de 10 meses en el inventario) lo más adecuado es venderlos como saldo. Las ventas de saldos deben ser comunicadas 10 días antes de su inicio a la Dirección General de Comercio, pincha aquí para ver los trámites, y pueden realizarse a la vez que las ventas de productos a precio normal, incluso de manera permanente, siempre y cuando estén bien diferenciadas y no se cause error al comprador.

Cuando se dan las circunstancias oportunas: cese total o parcial de la actividad de comercio, cambio de ramo de comercio o modificación sustancial del negocio, cambio de local o realización de obras de importancia, o fuerza mayor, podrá ofertarse una liquidación. Este tipo de ventas deben igualmente comunicarse a la Dirección General de Comercio con una antelación de 10 días. Pinchando aquí se pueden consultar los trámites para realizar la comunicación, que incluirá un inventario de productos a liquidar. Las fechas de inicio de la venta en liquidación y las causas de la misma, deberán ser visibles desde el exterior del comercio y no podrán tener una duración superior a 1 año.

Ni en rebajas ni en saldos ni en liquidaciones se pueden comprar productos de manera exclusiva para ese tipo de venta. Eso solo es posible en la promoción de ventas para lanzamiento de nuevo producto, que también sirve para potenciar la venta de ciertos productos mediante la oferta de un artículo o grupo de artículos homogéneos. En este caso se debe informar a los clientes de la duración de la promoción, los productos incluidos así como el precio habitual y el descuento de promoción

El incumplimiento de la obligación de comunicación de las liquidaciones y saldos, se considera falta leve. Los incumplimientos del resto de requisitos que afectan a todas las ventas en promoción tiene la consideración de graves

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Colaboración con la administración

El comerciante está obligado a colaborar con los inspectores de comercio y de consumo que se personen en su establecimiento, en general con todas las autoridades públicas. Lógicamente el motivo de la visita deberá versar sobre las labores propias de la inspección, pero la normativa sanciona de manera específica los siguientes comportamientos:

  • a) El suministro de información inexacta o incompleta requerida por las autoridades o sus agentes y por los funcionarios de la Administración comercial en el ejercicio de sus funciones de comprobación
  • b) La negativa o resistencia a suministrar datos o a facilitar la información requerida por las autoridades o sus agentes y por los funcionarios de la Administración comercial en el ejercicio de sus funciones de comprobación, y el suministro de información falsa.
  • c) La negativa o resistencia a suministrar datos o facilitar la información requerida por las autoridades o sus agentes y por funcionarios de la Administración comercial en el ejercicio de sus funciones de comprobación, cuando se efectúe acompañada de violencia física o cualquier otra forma de presión o intimidación.

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Otras

Existe otro grupo de asuntos que también pueden dar lugar a la apertura de un expediente sancionador:

  • a) El incumplimiento del requerimiento sobre el cese de actividades infractoras.
  • b) La realización de actividades que supongan grave riesgo para la salud y seguridad de las personas.
  • c) La realización de actividades que, habiéndose calificado de graves, hayan supuesto una facturación total durante el período de comisión de la infracción superior a 600.000 euros, se calificarán de muy graves

Faltas y Sanciones

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Conclusión

Desde CEAT-Asturias y el marco de nuestra colaboración con FADE, ponemos a disposición de los autónomos de Asturias todo tipo de servicios de apoyo y asesoramiento con el objetivo facilitar el desarrollo de su actividad empresarial.

Muchos de estos servicios se dirigen a cuestiones previas al inicio de la actividad, información sobre ayudas y subvenciones, elaboración de un plan de viabilidad, trámites laborales y fiscales para la inscripción…. Otros servicios se centran más en la fase de actividad empresarial y tienen carácter transversal, como pueden ser asesoría jurídica, prevención de riesgos laborales o incorporación de TIC.

Iniciamos ahora una línea de información sectorial, dirigida esta vez al comercio minorista como uno de los sectores con mayor presencia entre los autónomos asturianos.

Cumplimos así un compromiso compartido con el Servicio de Emprendedores de la Consejería de Economía y Empleo del Principado de Asturias, potenciar y facilitar el conocimiento del trabajo autónomo en nuestra región.

El propósito es ampliar esta sección incluyendo más sectores de actividad, no solo el comercio, pero difícilmente esta guía evitara una consulta personal a los técnicos de CEAT y a los de Asociaciones de Comerciantes que forman parte de CEAT. La guía un documento rápido de consulta para resolver una duda simple y urgente, en modo alguno puede sustituir la experiencia acumulada por las personas.